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실수로 보낸 이메일? 아웃룩에서는 ‘회수’가 가능합니다
중요한 파일을 첨부하지 않고 보냈거나, 다른 사람에게 보낼 메일을 잘못 전송했나요? 당황하지 마세요. Microsoft Outlook(아웃룩)에는 실수로 보낸 이메일을 되돌릴 수 있는 메일 회수(Recall) 기능이 있습니다. 단, 모든 경우에 적용되지는 않으므로 회수가 가능한 조건과 단계별 실행법을 정확히 아는 것이 중요합니다. 이 글에서는 아웃룩에서 메일을 회수하는 방법과, 회수가 실패하는 경우의 대처법까지 자세히 알려드립니다.
1. 아웃룩 메일 회수란?
정의
**메일 회수(Recall)**는 Outlook을 통해 보낸 이메일을 상대방이 읽기 전에 삭제하거나 수정된 버전으로 교체할 수 있는 기능입니다.
가능한 조건
- 보낸 사람과 받는 사람이 모두 Microsoft Exchange 서버를 사용하는 조직 내 사용자일 것
- 상대방이 메일을 아직 읽지 않았을 것
- **같은 Outlook 환경(M365, Outlook 앱 등)**에서 사용할 것
2. 아웃룩 메일 회수 가능 조건과 제한사항
조건 설명
| Outlook 데스크탑 앱에서만 가능 | 웹버전(outlook.com)은 회수 불가능 |
| Exchange 서버 사용 | Gmail, Naver, 일반 POP3/IMAP 사용자에게는 불가 |
| 상대가 메일을 읽기 전일 것 | 이미 읽은 경우 회수 실패 |
| 같은 조직 내 사용자 | 외부 수신자에게는 회수 안됨 |
3. 아웃룩 메일 회수 방법 (단계별 안내)
✅ 사용 환경: Outlook 데스크탑 앱 (Microsoft 365 또는 2016 이상 버전)
회수 단계
- Outlook 실행 → ‘보낸 편지함’ 클릭
- 회수하고 싶은 메일 더블 클릭 → 새 창으로 열기
- 상단 메뉴에서 ‘메시지(Message)’ 탭 클릭
- ‘동작(Move)’ > ‘이메일 회수(Recall This Message)’ 클릭
- 아래 옵션 중 선택:
- ‘읽지 않은 복사본 삭제’
- ‘읽지 않은 복사본 삭제 후 새 메시지로 바꾸기’
- 확인 클릭 → 회수 요청 발송됨
4. 회수 성공 여부 확인 방법
- 회수 요청 이후 메일 추적 보고서 또는 알림 메시지 수신됨
- 성공 시: "이 메시지는 성공적으로 회수되었습니다."
- 실패 시: "메시지를 회수할 수 없습니다."
5. 아웃룩 메일 회수 실패 원인과 해결책
실패 원인 해결 방법
| 수신자가 외부 메일 사용 | 회수 불가, 사과 메일 재전송 |
| 이미 읽은 상태 | 수정 메일 전송 및 해명 권장 |
| 웹메일 사용 | 데스크탑 앱에서만 가능, 회수 불가 |
| 모바일 앱에서 보냄 | 모바일 발송 메일은 회수 불가 가능성 높음 |
6. 메일 회수 대신 가능한 대안 조치
- 사과 메일 보내기: 실수에 대한 빠른 설명과 정정 메일을 보냄
- Follow-up 이메일 작성: 첨부 파일 누락, 잘못된 내용 수정 등
- 지연 전송 설정하기: 다음부터 실수를 줄이기 위한 예방책
7. 메일 지연 전송 설정 (사고 예방용)
- Outlook > ‘파일’ > ‘규칙 및 알림 관리’
- 새 규칙 만들기 > ‘보낼 때 지연’
- 특정 조건 지정 없이 모든 메일에 적용 가능
- ‘몇 분 지연’ 설정 (예: 1~2분)
8. 아웃룩 메일 회수 FAQ 30선
- 아웃룩 메일을 회수하면 상대방 메일에서 완전히 사라지나요?
→ 회수가 성공하면 읽지 않은 메일이 삭제됩니다. - 상대방이 이미 읽은 메일도 회수되나요?
→ 아니요. 읽은 경우에는 회수되지 않습니다. - 모바일에서 보낸 메일도 회수 가능한가요?
→ Outlook 모바일 앱은 회수 기능이 지원되지 않습니다. - Gmail 사용자에게도 회수되나요?
→ 아닙니다. 외부 메일 계정은 회수할 수 없습니다. - 웹 아웃룩(Outlook Web Access)에서도 회수할 수 있나요?
→ 데스크탑 앱에서만 가능합니다. - 회수한 메일은 보낸 사람에게 어떤 알림이 오나요?
→ 회수 성공/실패 여부에 따라 이메일로 결과 알림이 옵니다. - 회수 요청 후 상대방이 바로 열면 어떻게 되나요?
→ 회수가 실패합니다. - 메일 회수 대신 새 메일로 덮어쓰기 가능한가요?
→ ‘읽지 않은 복사본 삭제 후 새 메시지로 바꾸기’ 기능을 사용하세요. - 첨부 파일이 빠졌을 때도 회수 가능한가요?
→ 메일 자체를 회수하고 다시 보내는 방식으로 가능합니다. - 보낸 지 오래된 메일도 회수되나요?
→ 시간이 지났더라도 상대가 읽지 않았다면 가능성 있습니다. - 회수할 때 수신자가 알게 되나요?
→ 알림 메시지를 받게 됩니다. - 읽지 않았지만 회수가 안 된 경우는 왜죠?
→ 외부 계정이거나, Outlook 환경이 아닌 경우입니다. - 회사 내 직원 간 메일 회수는 가능하나요?
→ Exchange 서버 사용 시 가능합니다. - 회수한 메일이 ‘보낸 편지함’에서 사라지나요?
→ 아닙니다. 보낸 편지함에는 그대로 남아 있습니다. - 다수에게 보낸 메일도 회수 가능한가요?
→ 각 수신자별로 회수 성공 여부가 달라질 수 있습니다. - 받는 사람이 규칙으로 메일을 자동 이동시킨 경우도 회수되나요?
→ 해당 규칙 설정에 따라 회수 실패할 수 있습니다. - 회의 초대 메일도 회수 가능한가요?
→ 회의 요청은 별도 취소 절차가 필요합니다. - Exchange가 아닌 Outlook.com 계정은 안 되나요?
→ 안 됩니다. 회수 기능은 Exchange 기반 환경에서만 작동합니다. - 이메일을 다시 수정해서 보내고 싶을 땐?
→ 회수 후 수정된 메일을 다시 보내야 합니다. - 읽은 메일도 삭제할 수 있는 방법은 없나요?
→ 수신자가 직접 삭제하지 않는 한 불가능합니다. - 수신자가 다른 메일 앱을 쓴다면?
→ 회수 기능이 제대로 작동하지 않습니다. - 메일 회수 후 상대방이 회수 사실을 볼 수 있나요?
→ 회수 요청 알림 메일을 수신합니다. - 회수 실패했을 때는 어떻게 해야 하나요?
→ 빠르게 정정 메일을 보내는 것이 좋습니다. - 메일 회수는 어떤 버전부터 지원되나요?
→ Outlook 2016 이상에서 지원됩니다. - Outlook365에서도 가능한가요?
→ 네, 데스크탑 앱 환경에서 가능합니다. - 수신자가 ‘읽음 확인’ 기능을 꺼두면 회수 여부 알 수 없나요?
→ 회수 시도는 되지만 결과는 확인하기 어려울 수 있습니다. - 메일 회수가 실패해도 재시도 가능한가요?
→ 재회수는 되지 않으며 새 메일 전송만 가능합니다. - 회수 기능은 어떤 메뉴에 있나요?
→ ‘메시지’ 탭 > ‘동작’ > ‘이메일 회수’ - 자동 회수 설정은 가능한가요?
→ 자동 설정은 없으며 수동으로 회수해야 합니다. - 기밀 내용이 담긴 메일을 잘못 보냈을 땐?
→ 회수 시도 후 빠른 정정 및 보안 조치를 취해야 합니다.
결론: 아웃룩 메일 회수, 정확히 알고 빠르게 대응하세요
아웃룩의 메일 회수 기능은 실수에 대한 유용한 ‘세이프티넷’이지만, 조건이 까다롭고 100% 성공하는 건 아닙니다. 회수 조건을 정확히 이해하고, 실수 이후 신속한 대응을 하는 것이 가장 중요합니다.
지금 실천할 수 있는 3가지:
- 회수 조건에 맞는지 확인하기
- 지연 전송 규칙 설정해두기
- 중요한 메일은 보내기 전 반드시 검토하기
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